Решения агентства относительно того, как должным образом документировать программные функции, его методологии оценки рисков и методы управления записями, являются важными и взаимосвязанными аспектами инициативы по электронной подписи. купить рутокен В данном руководстве более подробно обсуждаются следующие ключевые моменты:
Агентства должны учитывать требования к управлению записями при реализации Закона об упразднении правительственной документации
Если запись с электронной подписью необходимо сохранить, будь то в течение ограниченного периода времени или постоянно, то агентство должно обеспечить ее надежность с течением времени.
Существуют различные подходы к обеспечению надежности записей с электронной подписью.
Информационные системы, которые агентства используют для реализации требований к электронной подписи, будут создавать новые записи или дополнять существующие записи.
Агентства определяют, какие записи электронных подписей следует сохранять, исходя из своих операционных потребностей и восприятия риска.
Учреждения не имеют права распоряжаться документами без утвержденного разрешения на распоряжение документами от Национального управления архивов и документации
Агентства должны разработать графики хранения записей с предлагаемыми сроками хранения новых записей для рассмотрения. Полномочия по размещению записей для существующих записей могут потребовать изменения.
Записи с электронной подписью, документирующие юридические права, и записи с электронной подписью, которые должны храниться постоянно, требуют особого внимания.
Когда агентства используют сторонних подрядчиков, они могут использовать специальные формулировки контракта, чтобы обеспечить соблюдение требований к управлению записями.
Введение
Закон об устранении правительственной бумажной работы требует, чтобы федеральные агентства, когда это возможно, использовали электронные формы, электронную регистрацию и электронные подписи для ведения официальных дел с общественностью к 2003 году. При этом агентства будут создавать записи, имеющие деловую, юридическую и, в некоторых случаях, историческую ценность. Это руководство посвящено вопросам управления записями, связанными с записями, созданными с использованием технологии электронной подписи. Он дополняет руководство Управления управления и бюджета для агентств, внедряющих , а также другие руководства Национального управления архивов и документации
Программа управления звуковыми записями является неотъемлемой частью стандартных деловых операций агентства. Агентства должны учитывать требования к управлению записями при внедрении или всякий раз, когда они разрабатывают или дополняют электронную информационную систему. В соответствии с Законом о федеральных документах федеральные агентства обязаны «делать и сохранять записи, содержащие адекватную и надлежащую документацию об организации, функциях, политике, решениях, процедурах и основных операциях агентства». Это требование относится и к электронным записям. Агентства, которые не придерживаются последовательно стандартных методов управления записями, рискуют не иметь записей, на которые можно было бы положиться в ходе последующих деловых операций или действий.